個人情報／コンプライアンス
個人情報及び特定個人情報保護方針
一般社団法人 北海道総合研究調査会
理事長 五十嵐 智嘉子
（平成17年4月1日制定）
（令和6年12月2日改定）
一般社団法人 北海道総合研究調査会（以下、当会という。）は、調査研究業務を行うに当たって、取引先、利用者、会員等すべての利害関係者、並びに当会従業者の個人情報及び特定個人情報等を保護することは重大な社会的責任と認識します。以下の通り個人情報及び特定個人情報保護方針を定め、適正な取扱いの確保について全社を挙げて取り組むことを宣言します。
- 個人情報及び特定個人情報等は、受託した業務並びに従業者の雇用・人事管理上必要な範囲に限定して適切な手段で取得、提供します。また、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた取扱い（目的外利用）を行わず、それを実現するための措置を講じます。
- 個人情報及び特定個人情報等への不正アクセス、または個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えいなどのリスクに関して教育、監査、改善を通して合理的な安全対策を講じ、個人情報及び特定個人情報保護体制を継続的に向上します。
- 当会が保有する個人情報及び特定個人情報等に関して適用される法令及びその他の規範を遵守します。
- 当会は、個人情報及び特定個人情報等に関する質問及び苦情に、適切かつ迅速に対応いたします。
- 社会的ニーズや個人の要望、あるいは最新のIT技術動向を踏まえ、個人情報及び特定個人情報保護体制を適時･適切に見直しを図り、その改善を継続的に行います。
個人情報及び特定個人情報等の取扱について
一般社団法人 北海道総合研究調査会（以下、当会という。）は、「個人情報及び特定個人情報保護方針」に基づき、当会が事業の用に供する個人情報及び特定個人情報等を次の通り取扱います。
１．個人情報及び特定個人情報等の利用目的
（１）当会が取扱う個人情報は、次の利用目的の範囲内で適正に取扱います。
| 個人情報名 | 利用目的 |
| 研修受講者の個人情報 | 研修の運営 研修参加のための連絡 資料送付 セミナーの案内 請求書の送付 受講料返還時の業務 修了者名簿の作成・修了証明書の発行 国の教育訓練給付制度に関わる業務 |
| 調査研究会参加者の個人情報 | 依頼書の送付 口座振込申出書の送付 資料の送付 研修・研究会・会議の運営についての連絡 法定調書の送付 |
| 講師・コーディネータの個人情報 | 依頼書の送付 口座振込申出書の送付 資料の送付 研修・研究会・会議の運営についての連絡 法定調書の送付 |
| 採用応募者の個人情報 | 採用選考のための面談についての連絡 採用選考の合否の連絡 採用手続きの連絡 |
| 従業者の個人情報 | 人事労務管理（別途同意書にて明示） |
| 会員の個人情報 | 総会の案内・連絡 会費の納入案内 機関誌の送付 |
| 機関誌購読者の個人情報 | 機関誌の送付 メルマガの送付 |
| お問い合せで取得した個人情報 | お問い合せ対応のための連絡 |
| 受託業務にて取得した個人情報 | 受託業務における契約履行のため |
| アンケートで取得した個人情報 | 分析のため 当会の事業推進のため 研修の案内 |
| 会議の録画・録音 | 議事録作成のため、成果物作成のため |
（２）当会が取扱う特定個人情報等は、社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務の範囲内で適正に取り扱います。
２．個人情報及び特定個人情報等の第三者提供
（１） 当会は個人情報を業務遂行のため、及び、次の①～⑦を除き、第三者に開示又は提供いたしません。
① ご本人の同意がある場合
② 法令などで認められた場合
③ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
④ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
⑤ 当該個人情報取扱事業者が学術研究機関等である場合であって、当該個人データの提供が学術研究の成果の公表又は教授のため
やむを得ないとき（個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）
⑥ 当該個人情報取扱事業者が学術研究機関等である場合であって、当該個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき（当
該個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除
く。）（当該個人情報取扱事業者と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。）
⑦ 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当
該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除
く。）
（２）当会は特定個人情報等を提供することができるのは、番号法第19条各号に当てはまる場合に限定し、それ以外で特定個人情報
等の提供はいたしません。
３． 委託先等の管理
当会は第1項で示した利用目的の達成のために、お預かりした個人情報及び特定個人情報等を当会と契約を締結した委託会社に預託することがあります。委託会社に対しては、適切な取扱い、管理および保護を行わせ、第三者への開示・提供、および第1項の目的以外に利用することを禁止します。
４．当会の個人情報保護の安全管理のために講じた措置
（１）基本方針の策定
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての
基本方針を策定
（２）個人データの取扱いに係る規律の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱
規程を策定
（３）組織的安全管理措置
個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データ
の範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備
個人データの取扱状況について、定期的に内部監査を実施するとともに、個人情報の保護に関する法律についてのガイドライ
ン（個人情報保護委員会）を審査基準としたJAPHICマークの外部審査受審
（４）人的安全管理措置
個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施
個人データについての秘密保持に関する事項を就業規程に記載
（５）物理的安全管理措置
個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止
する措置を実施
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動
を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施
（６）技術的安全管理措置
アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定
個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入
５．個人情報及び特定個人情報等のお問い合わせ、開示等の手続きについて
（１）ご本人またはその代理人が、個人情報及び特定個人情報等に関して、利用目的の通知、開示、第三者提供記録、内容の訂正・
追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、「開示等」という。）を要求される場合には誠実に対応い
たします。
（２）お問い合わせに際し、ご本人またはその代理人であるかを確認いたします。
（３）ご本人または、その代理人としてのご本人確認が取れない場合は、お問い合わせ、開示等のご要望に応じられない場合があり
ます。
（４）ご本人またはその代理人からの開示等の請求は、合理的期間内に回答させていただきます。
【開示等の手続きの方法】
（１）下記の窓口までメールでご連絡ください。
（２）当会指定の「個人情報開示等申請書」を送付いたしますので、必要事項をご記入ください。
（３）当会所有の個人情報をもとに、ご本人確認させていただきます。
（４）代理人からのお問合せの場合、委任状や印鑑証明をもって代理人であることを確認させていただきます。
（５）「個人情報開示等申請書」を郵送してください。
（６）「個人情報開示等申請書」によりいただいた個人情報は、お問合せいただいたお客様との連絡及び本人確認に使用いたします。
それ以外の目的では使用いたしません。いただいた書類は、開示等のお求めに対する回答が終了した後、1年間保存し、その
後破棄させていただきます。
※特定個人情報の開示等の手続きについては、上記と同様としますが、番号法順守の観点から、開示可能かどうかの判断を特定個
人情報管理者が行った上開示いたします。
【「開示等の求め」に対する手数料の負担と徴収方法】
「開示等の求め」を行う場合は、1回の申請ごとに、2,000円（＋消費税200円）の手数料をご負担いただきます。「個人情報開示等
申請書」を送付の際に手数料請求書を同封いたしますので、指定の銀行口座にお振込みください。
６．個人情報及び特定個人情報等の開示等及び苦情・相談の窓口
一般社団法人北海道総合研究調査会 【個人情報相談窓口】総務部
E-Mail：info@hit-north.or.jp
電話：011-222-3669
FAX：011-222-4105
郵送：〒060-0004 札幌市中央区北4条西6丁目1番1 毎日札幌会館3階
７．認定個人情報保護団体について
当会は、個人情報の保護に関する法律に基づく認定個人情報保護団体である一般社団法人JAPHICマーク認証機構の対象事業者
です。
当会の個人情報の取扱いに関する苦情・相談については以下のＵＲＬからJAPHICマーク認証機構へお申し出ください。
https://japhic.or.jp/office/info
＊当会の商品・サービスに関する問い合わせ先ではございません。
当会の認定審査機関は株式会社ＰＩＣＣ（https://www.picc.co.jp/）です。
一般社団法人 北海道総合研究調査会
理事長 五十嵐 智嘉子
〒060-0004 札幌市中央区北4条西6丁目1番1
毎日札幌会館3階
コンプライアンス基本方針
当会は、コンプライアンスの実践を組織運営の最重要課題の一つとして位置づけ、公益法人としての団体自治と自己責任の原則に沿って、公正で透明性の高い組織の構築・運営に取り組むとともに、すべての役職員は公益事業等を営むにふさわしい倫理観を共有しながら、良識ある行動を実践するため、以下のとおり基本方針を制定します。
- 法令遵守の徹底
法令及びルールを遵守し、企業倫理や社会規範から逸脱することのない誠実かつ公正な事業活動を行います。 - 反社会的勢力の排除
社会の秩序や安全を脅かす反社会的勢力に対しては、毅然とした態度で臨み、不当・不法な要求には一切応じません。 - 業務運営の透明性確保
経営情報等についての的確で円滑な情報開示に努め、公正で透明性の高い業務運営を行います。 - 機密情報・個人情報の管理
業務上知り得た機密情報や個人情報については、厳正な管理を行うとともに、本来の目的以外には使用しません。 - 社会的使命の認識
地域に根ざしたシンクタンクとして、社会的な存在意義と責任・使命を十分認識し、地域経済社会の発展に貢献します。